KSeF w branży podłogowej. Wywiad z Zofią Kłos – Prezes Warszawskiego Centrum Doradztwa Finansowego
Branża podłogowa to świat, w którym liczy się każdy milimetr, odpowiednia wilgotność podłoża i precyzja cięcia. Fachowcy doskonale wiedzą, że błąd na etapie przygotowania wylewki mści się po latach. Podobnie jest w biznesie – fundamentem stabilnej firmy są rzetelne finanse. Jednak obok wyzwań technicznych na budowach i w salonach sprzedaży, na horyzoncie pojawiło się wyzwanie cyfrowe, które zmieni zasady gry dla każdego parkieciarza, dystrybutora i montażysty w Polsce.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie jest po prostu „kolejna zmiana w podatkach”. To całkowite odejście od papieru i plików PDF na rzecz faktur ustrukturyzowanych, które muszą przejść przez rządowe serwery, zanim trafią do kontrahenta. Dla wielu właścicieli małych firm, przyzwyczajonych do wystawiania dokumentów „na szybko” między jednym a drugim zleceniem, może to brzmieć jak czarny scenariusz.
Czy system, który ma uszczelnić podatki, stanie się biurokratycznym ciężarem dla mikroprzedsiębiorców? Jak przygotować firmę, by w 2026 roku nie obudzić się z zablokowaną możliwością wystawiania i otrzymywania faktur? I wreszcie: czy w tej cyfrowej rewolucji można znaleźć realne korzyści dla branży wykończeniowej?
O tym, jak bezpiecznie przejść przez proces wdrażania KSeF i dlaczego odpowiedzialności za faktury nie można w całości oddelegować księgowej, rozmawiamy z Zofią Kłos Właścicielką i Prezeską Warszawskiego Centrum Doradztwa Finansowego I Sp. z o.o. (WCDF) – ekspertką z ponad 20-letnim doświadczeniem, która na co dzień pomaga firmom przekuwać skomplikowane przepisy na bezpieczny rozwój.
Pani Zofio, zacznijmy od konkretu. Branża wykończeniowa żyje terminami i jakością materiałów. Tymczasem nad przedsiębiorcami gromadzą się „chmury” w postaci KSeF. Czy to faktycznie realna zmiana w codziennym prowadzeniu firmy?
Bez wątpienia to największa rewolucja w polskiej księgowości od dekad. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, całkowicie zmienia sposób, w jaki myślimy o dokumentach. Dla przedsiębiorcy z branży podłogowej oznacza to, że faktura przestaje być papierkiem lub plikiem PDF wysyłanym mailem. Staje się cyfrowym zestawem danych, który najpierw trafia na rządowe serwery, a dopiero stamtąd do klienta.
Wiele osób w naszej branży to małe, często jednoosobowe firmy wykonawcze. Czy ich też to dotyczy? Może wystarczy wystawiać faktury tak jak dotychczas?
To najważniejszy punkt: KSeF dotyczy wszystkich. Bez względu na to, czy prowadzisz duży salon sprzedaży parkietów, czy jesteś fachowcem od cyklinowania na jednoosobowej działalności. Jeśli wystawiasz faktury innym firmom (B2B), musisz to robić przez system rządowy. Nie ma od tego ucieczki. Rok 2026 to czas, w którym każdy przedsiębiorca musi być już na to gotowy.
Jak to wygląda w praktyce? Wyobraźmy sobie montażystę, który kończy pracę u klienta biznesowego i chce wystawić fakturę. Co musi zrobić inaczej?
Przede wszystkim zapomnieć o pisaniu faktur w Excelu czy (o zgrozo) w bloczku papierowym. Montażysta będzie potrzebował narzędzia – najczęściej programu do fakturowania lub aplikacji od biura rachunkowego – które połączy się z bramką Ministerstwa Finansów. Faktura zostanie tam wysłana, otrzyma unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy zostanie uznana za legalnie wystawioną. Co ważne, data otrzymania faktury przez kontrahenta to data jej nadania w systemie. To eliminuje spory typu „faktura nie dotarła”.
A co z odpowiedzialnością? Często przedsiębiorcy myślą: „Mam księgową, niech ona się martwi”. Czy to słuszne podejście?
To niebezpieczna pułapka. Jako właścicielka biura rachunkowego mówię to wprost: odpowiedzialność za wystawienie faktury zawsze spoczywa na przedsiębiorcy. My, jako WCDF, zapewniamy wsparcie, narzędzia i sprawdzamy poprawność dokumentów, ale to właściciel firmy wystawia faktury w terminie i zgodnie ze specyfiką działalności. Za błędy lub brak wysyłki do KSeF w przyszłości będą grozić kary finansowe. Dlatego tak ważne jest, by przygotować się teraz, a nie na tydzień przed wejściem przepisów.
Brzmi to skomplikowanie. Co mała firma podłogowa powinna zrobić krok po kroku, żeby wdrożyć KSeF?
Proponuję trzy proste kroki:
- Audyt narzędzi. Sprawdź, czy Twój obecny program do faktur ma funkcję połączenia z KSeF. Jeśli nie – czas na zmianę.
- Podpis elektroniczny lub Profil Zaufany. Musisz mieć sposób na bezpieczne logowanie się do systemu rządowego. Większość osób już go ma (np. przez bankowość), ale warto to zweryfikować.
- Konsultacja z biurem rachunkowym. Zapytaj swojego księgowego o procedurę. W WCDF już teraz przygotowujemy naszych klientów, pokazujemy im, jak przesyłać dokumenty cyfrowo, by w 2026 roku przejście było płynne i bezstresowe.
Czy w tym systemie są jakieś plusy dla branży podłogowej?
Oczywiście! Po pierwsze: porządek. Faktura nigdy nie zginie, nie zaleje się kawą na budowie. Jest w chmurze, dostępna 24/7. Po drugie: szybszy zwrot VAT – dla firm, które kupują dużo materiałów (podłóg, klejów, lakierów), płynność finansowa jest kluczowa, a KSeF skraca czas oczekiwania na zwrot podatku. Po trzecie: koniec z ręcznym przepisywaniem faktur kosztowych. Systemy same zaciągną dane, co eliminuje błędy w NIP-ach czy kwotach.
Na koniec – jaka jest najważniejsza rada dla czytelników „Przeglądu Podłogowego”?
Nie czekajcie. KSeF to nie jest tylko zmiana techniczna, to zmiana nawyków. Branża podłogowa słynie z precyzji – takiej samej precyzji wymaga teraz cyfryzacja finansów. Dobry partner księgowy przeprowadzi Was przez to bezpiecznie, tak abyście mogli skupić się na tym, co robicie najlepiej – kładzeniu pięknych podłóg.
Serdecznie dziękuję za rozmowę!
Wywiad przeprowadziła Roksana Szczepaniak Redaktor Naczelna Przeglądu Podłogowego.
Zofia Kłos – Prezes Warszawskiego Centrum Doradztwa Finansowego I sp. z o.o. Ekspertka z ponad 20-letnim doświadczeniem w finansach i księgowości. WCDF to biuro rachunkowe wyróżnione wieloma nagrodami m.in. Gepardem Biznesu 2025 i tytułem Firma Godna Zaufania oraz Orłem Rachunkowości 2025.
